DaNiS-Hilfe

Serienbrieffelder in DaNiS

DaNiS bedient sich mit geringen Abweichungen der Bezeichnungen der Serienbrieffelder von Sibank. In der linken Spalte stehen die Feldbezeichnungen, in der rechten die Bedeutung.

DaNiS kann seine Stammdaten in eine Datei „serienbrief.csv“ exportieren, die mit der „adresse.dbf“ aus Sibank für Windows nahezu übereinstimmt. Mit diesen Daten kann man mithilfe der Serienbrieffunktion (Verzeichnis) von Word auch Listen erzeugen. Dazu bedient man im Fenster „Berichte erstellen“ den Schalter „Serienbriefdatei ...“. DaNiS erzeugt nun eine Datei mit dem Namen „serienbrief.csv“ bzw. je nach Wahl "serienbrief.zip", die an einem beliebigen Ort abgelegt werden kann. Es empfiehlt sich, hierfür einen festen Ort zu bestimmen, damit die Datei, die ja ihren Namen behält, sich ständig überschreibt und mit anderen Inhalten füllt. Je nach Filterung können es die Schüler einer Klasse, die Mädchen einer Klasse, ein Jahrgang oder andere Gruppierung sein. Der Name wird stets erhalten, nur der Inhalt der Datei ändert sich. Das hat den Vorteil, dass Serienbriefe, die mit Word erstellt werden, wissen, an welcher Stelle sie die Steuerdatei mit den zur Verfügung gestellten Daten abholen muss.

Die folgenden Angaben beziehen sich auf Word 2016, in den vorhergehenden Versionen müssen die angegebenen Beschreibungen sinngemäß umgesetzt werden.

Man wählt im Menü „Sendungen“ den Punkt „Seriendruck starten“ aus und wählt „Briefe“.

Dann folgt der Punkt „Empfänger auswählen“ „Vorhandene Liste verwenden.

Die zuvor abgespeicherte Datei für die Steuerung der Serienbriefe wird aufgerufen, die Textcodierung Windows (Standard) ausgewählt und die Option „Windows® Europäisch“ ausgesucht. Im Normalfall wird diese Einstellung schon angeboten. Nach Bestätigung kann mit dem Word-Schalter „Seriendruckfeld einfügen“ Zugriff auf die zur Verfügung stehenden Serienfelder genommen werden. (Bild) mithilfe dieser Felder können Briefe, Tabellen, Aufkleber usw. erzeugt werden.

Im unteren Fenster wurde die Anrede der Erziehungsberechtigten in ein Seriendokument eingefügt. Für das Einfügen nimmt man den Schalter „Einfügen“.

Mit dem Schalter „Regeln“ in Word kann mit der Option „wenn …. dann …. sonst“ bestimmt werden, wie Textstellen aussehen sollen, die zum Beispiel vom Geschlecht abhängig sind.

Das untere Beispiel zeigt die Verwendung der Textstellen „Ihre Tochter“ und „Ihr Sohn“ in einem Serienbrief.

Bei der Einrichtung von Tabellen mithilfe einer Seriensteuerdatei ist die Anwendung einer weiteren Regel notwendig, die Regel „Nächster Datensatz“. Nach der Definition einer Zeile in einer Tabelle wird in der letzten Zelle der Zeit an den Zelleninhalt „Nächster Datensatz eingefügt. Diese Regel sorgt dafür, dass nun in der nächsten Zeile der nächste Schüler aufgerufen wird.

Das Beispiel zeigt die ersten zwei Zeilen einer Tabelle mit den angegebenen Spaltenüberschriften. Solche Tabelle muss mit entsprechender Zeilenzahl ausgestattet sein.

Mit dem Schalter „Vorschau Ergebnisse“ kann man sich die Tabelle oder den Brief ansehen. Der Schalter „Fertig stellen und Zusammenführen“ sorgt für eine weitere Bearbeitung des Seriendokumentes. Der Autor bittet um Verständnis, wenn die Serienbrieffunktion von Word an dieser Stelle des DaNiS-Handbuches nur angerissen wird.