Stellt man fest, dass die Sammlung der bestehenden Berichte unvollständig ist oder kein Bericht den eigenen Wünschen entspricht, dann muss man einen neuen Bericht erstellen oder einen existierenden Bericht ändern. In beiden Fällen sollen die nachstehenden Hinweise helfen, unnötigen Arbeit- und Zeiteinsatz zu vermeiden.


Grundsätzliches zu Berichtseigenschaften


Alle Berichte werden von zwei wesentlichen Eigenschaften geprägt. Die erste Eigenschaft ist das Layout, also die Anordnung und das Aussehen der Daten, die auf das Blatt gedruckt werden sollen. Und die zweite Eigenschaft wird durch die Daten bestimmt, die ausgegeben werden sollen. 

Natürlich können zwei Berichte dasselbe Layout, aber mit unterschiedlichen Datenquellen (Schüler, Lehrer, Verantwortliche) verwenden. Ebenso ist es tägliche Praxis, dass die Schülerdaten als Liste, aber auch als Karteikarten oder als Bestandteil eines Briefes ausgegeben werden.
Die wesentlichen Fragen vor einer Berichtserstellung sind also:

- Welche Daten sollen ausgegeben werden?

- In welcher Form sollen die Daten ausgegeben werden?

Vergleicht man die beiden Antworten mit den existierenden Berichten, so können die folgenden vier Fälle entstehen:

- Layout und die Daten sind ähnlich.

- Layout ist ganz anders, aber die Daten sind ähnlich.

- Layout ist ähnlich, aber die Daten sind andere.

- Layout und Daten sind völlig unterschiedlich.