Rechtsklick in einen Bericht ermöglicht über das Speichern-Symbol den Export einer Liste in verschiedene andere Formate.




Im Anschluss an die Auswahl können Sie je nach gewünschtem Format verschiedene Einstellungen vornehmen. Dies beinhaltet die Unterdrückung von Leerzeilen, die Tabellenform und die Übernahme von Bildern. Außerdem können Sie den Speicherort festlegen. Hier ein kurzer Überblick über die Formate:

Text: Die Daten werden als im einfachen txt-Format abgelegt. Beachten Sie bitte, dass Sie die Endung .txt hinzufügen müssen, da Windows ansonsten nicht erkennt, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll.

Kommagetrennte Datei: Auch hier werden die Daten in reine Ascii- Daten übertragen. Datenfelder werden durch Semikolons getrennt. Dies ermöglicht den Export der Daten in andere Programme.

RTF (Word): Das RTF-Format (Rich Text Format) ist ein von Microsoft eingeführtes Format für Texte, dass von verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen gelesen werden kann. Bitte achten Sie darauf, dass die Datei die Endung .rtf erhält.

HTML und HTML2: Bedeutet Hyper Text Markup Language und ist ein Format, das von allen Internet-Browsern gelesen werden kann. Sie können damit also Dateien erzeugen, die im Internet veröffentlicht werden können. HTML2 erzeugt Cascading Style Sheet – Seiten, dies beinhaltet eine besondere Sprache für struktrierte Dokumente.


PDF ist ein Format, das alle wichtigen Inhalte von Dokumenten so zusammenfasst, dass sie auch in Zukunft unabhängig von der Ausgabedatei zur Verfügung stehen. Auch Grafiken wie das Schullogo werden hier eingebettet.
Dies hat einen entscheidenden Vorteil: Es lassen sich zwar auch uralte Daten auf die aktuelle Version konvertieren. Allerdings ist dies zeugnistechnisch gesehen nicht sinnvoll: Im Lauf der Jahre haben sich ja auch häufiger die Inhalte und das Layout der Zeugnisse geändert. Und wenn man die alten Layoutvorlagen nicht gespeichert hat, dann helfen die von alt auf neu konvertieren Daten nicht weiter.


Deshalb praktizieren vorsichtige KollegInnen seit vielen Jahren folgendes Verfahren: Vor oder nach dem Zeugnisdruck werden die Zeugnisse in einem weiteren Prozess mit einem entsprechenden Drucker  in PDF-Dateien gedruckt, um diese dann zu archivieren. Damit hat man immer ein Kopie des richtigen Zeugnislayouts, ohne die Aktenschränke sinnlos mit Papier zu füllen, und kann diese jederzeit noch einmal ausdrucken.